La Comisión de Fiscal del COEV analizó las ventajas de implantar un Sistema de Gestión Documental

Un centenar de colegiados asistieron a la sesión de trabajo que se celebró el pasado 26 de febrero  y en la que se abordaron las ventajas de implantar un Sistema de Gestión Documental. La sesión convocada por la Comisión de Fiscal del COEV, contó con la colaboración del Col.legi Oficial de Bibliotecaris i Documentalistes de la Comunitat Valenciana y fue impartida por el vocal de su junta de gobierno, David Seguí. Asimismo, también asistieron al acto la presidenta del Col.legi, Alicia Sellés y el vicepresidente, José Antonio Martínez.

En su intervención, Seguí expuso la importancia de una buena gestión documental, entendida como el conjunto de actividades que permiten coordinar y controlar de forma sistemática todos aquellos aspectos relacionados con la creación, recepción, organización, almacenamiento, preservación, acceso y difusión de los documentos de una organización, integradas en una aplicación informática que automatiza determinados procesos y que permite aunar los documentos creados electrónicamente, como los procedentes del escáner u otras técnicas. No es, puntualizó el ponente, una actividad aislada de las organizaciones, sino que debe estar integrada en ella. Tampoco conviene confundirlo con la sola implantación de una herramienta software, la adquisición de un escáner o la utilización de herramientas básicas. "La gestión documental es la suma de procedimientos, más tecnología". La gestión electrónica permite reducir gastos, espacio y tiempo de búsqueda, además de generar una base de conocimiento.

Aunque el uso de la documentación digital ha aumentado en detrimento de otros soportes, el documentalista matizó que el 'fin definitivo' del papel en las oficinas no está tan cerca, apoyándose en algunos datos: El 77% de las facturas que llegan en pdf se siguen imprimiendo y el 42% sigue utilizando el fax para enviar documentación, según una encuesta realizada en Estados Unidos.

Seguí recomendó elaborar calendarios de conservación y de destrucción para poder liberar espacio vital con aquella documentación que ha dejado de tener un valor legal, administrativo o probatorio.
En su intervención, el ponente habló de la implantación de la firma del DNI y la factura electrónicas, y repasó con ejemplos prácticos algunos programas de gestión documental electrónica.

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